在工程設(shè)計行業(yè)蓬勃發(fā)展的浪潮中,江西寧建投工程設(shè)計有限公司憑借專業(yè)的設(shè)計能力與豐富的項目經(jīng)驗,不斷拓展業(yè)務(wù)版圖。然而,傳統(tǒng)印章管理模式卻成為企業(yè)高效運營的阻礙,辦公室內(nèi)用印與外帶用印的管理漏洞,制約著企業(yè)發(fā)展。思格特智能印章系統(tǒng)的引入,為江西寧建投量身定制解決方案,助力企業(yè)實現(xiàn)辦公室內(nèi)用印與外帶用印的客觀管控,大幅提升辦事效率,降低管理成本,推動內(nèi)部流程更加合規(guī),為企業(yè)發(fā)展注入新動能。
傳統(tǒng)管理困境:印章使用的風(fēng)險與低效
江西寧建投業(yè)務(wù)涵蓋建筑設(shè)計、市政工程設(shè)計等多個領(lǐng)域,項目眾多,印章使用頻繁。在辦公室內(nèi)用印時,傳統(tǒng)的人工審批流程繁瑣,文件傳遞耗時,用印登記全靠手工,不僅效率低下,還容易出現(xiàn)錯漏,難以快速準確地追溯用印信息。而外帶用印的情況更是風(fēng)險重重,印章脫離監(jiān)管視線,存在被私自使用、濫用的隱患,一旦出現(xiàn)違規(guī)用印行為,將給企業(yè)帶來嚴重的法律風(fēng)險和經(jīng)濟損失。此外,大量紙質(zhì)文件的流轉(zhuǎn)、存儲以及人工管理,使得企業(yè)管理成本居高不下,內(nèi)部流程的不規(guī)范也與企業(yè)追求精細化管理的目標背道而馳。
思格特智能印章系統(tǒng):精準破局的關(guān)鍵利器
全方位用印管控,杜絕管理漏洞
思格特智能印章系統(tǒng)針對辦公室內(nèi)用印與外帶用印,構(gòu)建起全方位的客觀管控體系。在辦公室內(nèi),智能印章設(shè)備與系統(tǒng)緊密結(jié)合,員工提交用印申請后,系統(tǒng)依據(jù)預(yù)設(shè)的審批流程,自動將申請推送至相關(guān)負責(zé)人進行線上審批。審批通過后,智能印章設(shè)備方可進行蓋章操作,整個過程嚴格按照流程執(zhí)行,避免人為干擾,確保用印規(guī)范。對于外帶用印,智能印章設(shè)備內(nèi)置 GPS 定位與實時監(jiān)控功能,管理人員可通過系統(tǒng)隨時查看印章的位置、使用狀態(tài)。一旦出現(xiàn)異常操作,如非授權(quán)人員使用、超出規(guī)定區(qū)域用印等情況,系統(tǒng)立即觸發(fā)預(yù)警,并將信息同步至相關(guān)負責(zé)人,實現(xiàn)對外帶印章的全程監(jiān)管,杜絕違規(guī)用印行為的發(fā)生。
高效流程驅(qū)動,辦事效率大幅提升
智能印章系統(tǒng)簡化了繁瑣的用印流程,極大地提升了辦事效率。線上審批打破了時間和空間的限制,審批人員無論身處何地,都能通過手機、電腦等終端及時處理用印申請。原本需要數(shù)天甚至更長時間才能完成的用印流程,現(xiàn)在平均可在半天內(nèi)辦結(jié)。在項目投標的關(guān)鍵時期,大量投標文件需要蓋章,通過思格特智能印章系統(tǒng),員工能夠快速提交用印申請,系統(tǒng)自動流轉(zhuǎn)審批,高效完成蓋章任務(wù),為企業(yè)贏得寶貴的投標時間,助力項目順利推進。
降本增效,管理成本顯著降低
思格特智能印章系統(tǒng)的應(yīng)用,有效降低了江西寧建投的管理成本。通過實現(xiàn)用印流程的數(shù)字化、自動化,減少了紙質(zhì)文件的使用和存儲,降低了紙張、打印設(shè)備等辦公成本。同時,線上審批和智能管控減少了人工干預(yù),降低了人力成本。此外,系統(tǒng)自動生成的用印臺賬,無需人工記錄,避免了因人工操作失誤帶來的糾錯成本。據(jù)統(tǒng)計,引入系統(tǒng)后,企業(yè)的管理成本降低了約 40%,真正實現(xiàn)了降本增效的目標。
規(guī)范內(nèi)部流程,保障用印合規(guī)
智能印章系統(tǒng)為江西寧建投建立了標準化、規(guī)范化的內(nèi)部用印流程。系統(tǒng)根據(jù)不同的業(yè)務(wù)場景和用印類型,預(yù)設(shè)相應(yīng)的審批流程和權(quán)限,確保每一次用印都有章可循。從用印申請的提交、審批,到印章的使用、文件的歸檔,每一個環(huán)節(jié)都在系統(tǒng)的嚴格監(jiān)控下進行,全程留痕,可追溯性強。這不僅有助于企業(yè)內(nèi)部審計和合規(guī)管理,也為企業(yè)在應(yīng)對外部檢查和法律糾紛時提供了有力的證據(jù)支持,有效保障了企業(yè)用印的合規(guī)性。
合作成效:開啟企業(yè)發(fā)展新征程
自引入思格特智能印章系統(tǒng)以來,江西寧建投在印章管理和企業(yè)運營方面取得了顯著成效。辦公室內(nèi)用印與外帶用印得到了有效管控,違規(guī)用印事件實現(xiàn) “零發(fā)生”;辦事效率大幅提升,為企業(yè)贏得了更多的市場機會;管理成本的降低進一步提高了企業(yè)的經(jīng)濟效益;內(nèi)部流程更加合規(guī),企業(yè)的管理水平和風(fēng)險防控能力得到了全面提升。未來,江西寧建投將繼續(xù)深化與思格特的合作,不斷探索智能印章系統(tǒng)在工程設(shè)計業(yè)務(wù)中的更多應(yīng)用場景,為行業(yè)的數(shù)字化管理提供更多可借鑒的成功經(jīng)驗,推動企業(yè)邁向更高質(zhì)量發(fā)展。







